Zusätzlich zur 1 %-Regelung für die Privatnutzung eines Firmenwagens wird für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte pro Entfernungskilometer und Monat ein Zuschlag von 0,03 % des Listenpreises aufgeschlagen, wenn der Wagen auch für diese Fahrten verwendet wird. Geht es nach der Finanzverwaltung, dann wird dieser Zuschlag immer fällig, unabhängig davon, ob der Firmenwagen tatsächlich an jedem Arbeitstag und für die gesamte Strecke genutzt wird oder nicht.
Nachdem der Bundesfinanzhof nun aber wiederholt entschieden hat, dass dies nicht zulässig ist, der Zuschlag also nur für die tatsächliche Nutzung fällig wird, bleibt der Finanzverwaltung jetzt nichts anderes mehr übrig als sich dieser Sichtweise anzuschließen. Das Bundesfinanzministerium hat daher ein Schreiben herausgegeben, das Richtlinien für die praktische Handhabung solcher Fälle enthält.
Es gibt jetzt zwei Möglichkeiten, die tatsächliche Nutzung abzurechnen: Entweder berücksichtigt der Arbeitgeber die tatsächliche Nutzung gleich im Rahmen der Lohnabrechnung, oder der Arbeitnehmer kann später eine Korrektur im Rahmen seiner Steuererklärung erreichen. Für die Jahre bis einschließlich 2010 bleibt nur der zweite Weg, denn eine nachträgliche Änderung des Lohnsteuerabzugs ist nicht vorgesehen.
Bewertung einzelner Fahrten: Bei der Bewertung des geldwerten Vorteils nach der tatsächlichen Fahrzeugnutzung ist jeder Entfernungskilometer mit 0,002 % des Listenpreises pro tatsächlicher Fahrt anzusetzen. Arbeitstage, an denen der Arbeitnehmer den Firmenwagen mehrmals benutzt, sind bei der Einzelbewertung trotzdem nur einmal zu erfassen. Der gesetzliche Zuschlag von 0,03 % des Listenpreises pro Monat wird also bei 15 Nutzungstagen im Monat erreicht. Damit der gesetzliche Zuschlag nicht überschritten wird, erfolgt eine jahresbezogene Begrenzung auf 180 Nutzungstage. Eine monatliche Begrenzung auf 15 Nutzungstage ist jedoch ausgeschlossen.
Option zur Einzelbewertung: Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, seinen Arbeitnehmern im Rahmen der Lohnabrechnung eine Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten zu ermöglichen. Er darf also die Gestellung des Firmenwagens davon abhängig machen, dass der Arbeitnehmer dem monatlichen Zuschlag von 0,03 % zustimmt und eine Korrektur für die tatsächliche Nutzung dann selbst über seine Steuererklärung vornimmt.
Jährliches Wahlrecht: Bietet der Arbeitgeber die Einzelbewertung im Rahmen des Lohnsteuerabzugs an, muss er sich mit dem Arbeitnehmer darüber einigen, ob für das Kalenderjahr jeweils die 0,03 %-Regelung oder die Einzelbewertung zur Anwendung kommen soll. Die gewählte Methode gilt für das ganze Jahr einheitlich für alle diesem Arbeitnehmer überlassenen Firmenwagen und darf während des Kalenderjahres nicht gewechselt werden. Stellt sich später heraus, dass die andere Alternative günstiger gewesen wäre, kann der Arbeitnehmer diese bei seiner Steuererklärung wählen, denn hier ist er nicht an die für den Lohnsteuerabzug gewählte Methode gebunden.
Sonderregelung für 2011: Weil die Einzelbewertung nun zum ersten Mal offiziell möglich ist, kann der Arbeitgeber beim Lohnsteuerabzug für 2011 ausnahmsweise auch während des laufenden Jahres zur Einzelbewertung übergehen. Die Methode darf während des Kalenderjahres 2011 nicht erneut gewechselt werden. Die jahresbezogene Begrenzung auf 180 Tage ist dann für jeden Kalendermonat, in dem die 0,03 %-Regelung angewandt wurde, um 15 Tage zu kürzen. Einigen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer also zum Beispiel für den durchgängig genutzten Firmenwagen auf einen Wechsel ab dem 1. Juli 2011, sind für 2011 noch maximal 90 Nutzungstage zu versteuern.
Erklärungs- und Aufzeichnungspflichten: Der Arbeitnehmer muss gegenüber dem Arbeitgeber jeden Monat und für jedes Fahrzeug schriftlich erklären, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er den Firmenwagen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt hat, die Anzahl der Tage allein genügt nicht. Es sind keine Angaben erforderlich, wie der Arbeitnehmer an den anderen Arbeitstagen zur Arbeitsstätte gelangt ist. Diese Erklärungen muss der Arbeitgeber als Belege zum Lohnkonto aufbewahren. Die Angaben des Arbeitnehmers sind für den Arbeitgeber verbindlich, sofern der Arbeitnehmer nicht erkennbar unrichtige Angaben macht. Ermittlungspflichten des Arbeitgebers ergeben sich dadurch jedoch nicht.
Mehrere Firmenwagen: Stehen dem Arbeitnehmer gleichzeitig mehrere Firmenwagen zur Verfügung, ist nur bei der 0,03 %-Regelung die Bewertung anhand des Listenpreises des überwiegend für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte benutzten Fahrzeugs vorzunehmen. Bei der Einzelbewertung ist dagegen immer der Listenpreis des jeweils tatsächlich am jeweiligen Tag benutzten Fahrzeugs maßgebend.
Vereinfachungsregelung: Weil die Dokumentation der tatsächlichen Nutzung zwangsläufig immer erst am letzten Arbeitstag des Monats vollständig vorliegt, die Lohnabrechnung aber oft schon davor erfolgt, können für den Lohnsteuerabzug stattdessen grundsätzlich die Angaben des Arbeitnehmers für den Vormonat zugrunde gelegt werden.
Einzelbewertung in der Steuererklärung: Damit der Arbeitnehmer in seiner Steuererklärung die Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten wählen kann, muss er ähnliche Nachweispflichten wie bei der Lohnabrechnung erfüllen. Er muss also fahrzeugbezogen darlegen, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er den Firmenwagen tatsächlich zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte genutzt hat. Außerdem muss er glaubhaft machen, dass und in welcher Höhe der Arbeitgeber die Nutzung nach der 0,03 %-Regelung versteuert hat, zum Beispiel über eine Gehaltsabrechnung, die dies erkennen lässt oder eine Bescheinigung des Arbeitgebers.
Lohnsteuerpauschalierung: Im Fall der Einzelbewertung gelten die Angaben des Arbeitnehmers über die Anzahl der Nutzungstage auch für die Lohnsteuerpauschalierung, sofern der Arbeitgeber die Fahrzeuggestellung für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte pauschal versteuert.
Park & Ride: Verwendet der Arbeitnehmer den Firmenwagen nur für eine Teilstrecke, kann der Zuschlag auf der Grundlage nur dieser Teilstrecke ermittelt werden, wenn der Firmenwagen entweder vom Arbeitgeber nur für diese Teilstrecke zur Verfügung gestellt worden ist und der Arbeitgeber die Einhaltung dieses Nutzungsverbots überwacht oder für die restliche Teilstrecke ein Nachweis über die Benutzung eines anderen Verkehrsmittels erbracht wird, zum Beispiel durch eine auf den Arbeitnehmer ausgestellte Jahres-Bahnfahrkarte. In allen anderen Fällen muss der Zuschlag auf der Grundlage der gesamten Entfernung ermittelt werden.
Selbständige Anwendung der Zuschlagsregelung: Die Finanzverwaltung akzeptiert jetzt sogar die Ansicht des Bundesfinanzhofs, dass die Zuschlagsregelung für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte unabhängig von der 1 %-Regelung anwendbar ist. Stellt der Arbeitgeber also den Firmenwagen ausschließlich für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zur Verfügung und schließt eine sonstige Privatnutzung aus, dann ist auch nur der Zuschlag für diese Nutzung als geldwerter Vorteil anzusetzen - sei es nun nach der Einzelbewertung oder anhand der 0,03 %-Regelung.